Welkom op de BCM tool handleiding

Dit is de handleiding die uitleg geeft over de Business Continuity Management (BCM-) tool van het NAZB. Deze applicatie is in opdracht van het NAZB ontwikkeld om zorg-organisaties te ondersteunen bij het effectief beheren van hun bedrijfscontinuïteitsprocessen.

De BCM-Tool biedt een gebruiksvriendelijke omgeving voor het vastleggen en analyseren van cruciale informatie met betrekking tot Business Impact Analyses (BIA) en Risico Inventarisatie Analyse & Evaluatie (RIA&E) en de mogelijkheid hierover te kunnen rapporteren.

Met de BCM-Tool kun je:

• Processen vastleggen en analyseren:
  Breng de kritische (deel) kernprocessen in kaart en voeg de benodigde middelen toe met behulp van de vragenlijst in en bepaal ten slotte de impact van mogelijke verstoringen op deze processen.
• BIA en RIA&E uitvoeren:
  Identificeer kritieke bedrijfsactiviteiten, analyseer risico’s en bepaal herstelprioriteiten. De RIA&E methode van Fine en Kinney is al in de tool ingevoerd, maar het is ook mogelijk om een andere risicoanalyse methode in te voeren.
• Rapportages genereren:
  Van de ingevoerde informatie kan een rapport worden gegeneerd, waarmee je snel inzicht krijgt in risico’s, afhankelijkheden en aanbevelingen.
  Deze rapportages kunnen vanuit de tool via de e-mail worden verstuurd.

Deze handleiding biedt stap-voor-stap instructies over hoe je de BCM-tool kunt gebruiken om de BCM-strategieën te optimaliseren. Of je nu wilt weten hoe je processen kunt toevoegen, een BIA of RIA&E wilt uitvoeren of voor besluitvorming gedetailleerde rapportages nodig heeft, deze handleiding helpt bij het bereiken van deze doelen.
Door de modulaire opzet van de handleiding is het ook eenvoudig om per onderwerp specifieke instructies op te zoeken.
In de volgende hoofdstukken vindt je stap voor stap de instructies om de gegevens van jouw organisatie in de BCM-tool in te kunnen voeren.

Deze handleiding is bedoeld voor alle gebruikers van de BCM-tool binnen een zorg-organisatie.
Voor de beheerders van de BCM-tool is een aparte handleiding beschikbaar.

Online omgeving

Zoals je kon lezen in de inleiding staat de BCM-tool in een online omgeving waarvoor je geen software op je computer hoeft te installeren. Je kunt je Internet browser openen en dan naar https://www.nazb-bcm.nl gaan om de tool te openen.

Je komt vervolgens in het aanmeldscherm waar je wordt gevraagd om je e-mailadres en het wachtwoord in te voeren. Dit is nodig om jouw BCM-omgeving volledig af te schermen van onbevoegden, zodat alle gegevens veilig worden opgeslagen.

De toegang tot de BCM-tool wordt uitsluitend verleend door NAZB aan zorginstellingen en ziekenhuizen die zich hiervoor hebben aangemeld. Alleen via deze route kan toegang worden verstrekt. Het is dus niet mogelijk om je als individu te registreren en de tool zelfstandig te gebruiken.

Ben je een zorginstelling of ziekenhuis en wil je gebruikmaken van de BCM-tool? Neem dan contact op met Netwerk Acute Zorg Brabant (NAZB) via www.nazb.nl voor een vrijblijvende demo. Het gebruik van de tool is in principe kosteloos.

URL: https://www.nazb-bcm.

 Zodra alles juist is ingericht voor jouw organisatie, kom je op het dashboard terecht. Hier zie je standaard jouw eigen trajecten en kun je deze eenvoudig opvolgen. Vanuit het dashboard kun je direct doorklikken naar:
•  Het traject zelf,
•  Een vragenlijst binnen dat traject, of
•  De BIA (Business Impact Analyse) die erbij hoort.

Aan de rechterkant van elk traject vind je een rij icoontjes. Deze geven je snel toegang tot verschillende functies: 
•    Kopiëren:     Maak een kopie van het traject, handig om vergelijkbare trajecten snel op te zetten
.•   Bewerken:   Pas de naam, instellingen of inhoud van het traject aan. 
•    Archiveren:  Verplaats het traject naar het archief wanneer het niet langer actief is, zonder dat het definitief wordt                                    verwijderd.

Via de navigatiebalk bovenaan kun je verschillende onderdelen van de BCM-tool openen. Zo kun je:
• Alle trajecten binnen jouw organisatie opvragen en beheren
• De organisatie-instellingen inrichten, zoals gebruikers, afdelingen of algemene configuraties
• Een nieuw traject starten wanneer je een nieuw BCM-proces wilt opzetten

Ga stap voor stap te werk

De vragenlijsten die je invult bij een BCM traject zijn de sleutel tot de verdere analyse. Om te zorgen dat je niets uit het oog verliest is het is dus erg belangrijk dat je de vragenlijst zorgvuldig samen stelt. Om het je gemakkelijk te maken, zijn de verschillende onderdelen van de vragenlijst opgedeeld in tabs, zodat je snel en eenvoudig naar de juiste informatie kunt gaan.

De algemene informatie helpt je de nodige details van de vragenlijst in te vullen, waarbij je kunt vastleggen met wie je gesproken hebt en welke afdeling het betreft. De hulpmiddelen en verdere details kan je vinden in de volgende tabs:

• Hulpmiddelen: alles betreft IT, voorzieningen, medische apparatuur, enz.
• Extra vragen: hier kun je allerhande vragen toevoegen die niet standaard in de vragenlijsten beschikbaar zijn.
• BHV: heeft je organisatie bijvoorbeeld een noodplan of ontruimingsplan dan kun je hier alle gegevens van deze plannen in vastleggen.
• Informatiebeveiliging: alles betreft de beveiliging van de data, de processen, privacy, enz.
• Status en goedkeuring: hier geef je aan of een vragenlijst gestart of goedgekeurd is, en kun je de bijbehorende informatie aanvullen of bijwerken.

Verschillende soorten hulpmiddelen

Dit onderdeel van de vragenlijst is uitgebreid uitgewerkt. Dat is ook essentieel aangezien we hier praten over apparatuur en middelen die bij uitval een onmiddellijke impact hebben op je risico’s. We kunnen deze hulpmiddelen onderverdelen in volgende elementen:

• Personeel
• Gebouwen
• Facilitaire voorzieningen (nutsvoorzieningen en telefonie)
• IT voorzieningen en applicaties
• Medische apparatuur

Bij ieder onderdeel is mogelijk om extra vragen die voor jouw organisatie relevant zijn toe te voegen. Je kunt ook gebruik maken van een bibliotheek met standaardvragen, deze is al door  NAZB in de BCM-tool  opgenomen.

Personeel

Bij een BCM-traject is het belangrijk om de vragen over personeel goed op in te vullen. Medewerkers spelen immers een cruciale rol in het ondersteunen van processen. Daarom is het essentieel om een aantal personeelsaspecten helder in kaart te brengen. Standaard zijn er al enkele personeelsvragen toegevoegd aan de vragenlijst. Vink je het onderdeel Personeel aan, dan worden deze vragen zichtbaar en vervolgens kun je deze vragen beantwoorden of verwijderen.

Via de groene knop VRAAG TOEVOEGEN onderaan kun je een vraag toevoegen. Deze kun je zelf formuleren, of importeren uit de standaard vragendatabank van het NAZB:

Het type antwoord Kort geeft een antwoord dat je op 1 lijn invoert. Het type antwoord Lang geeft een groter invoerveld.

——

Gebouwen

Het onderdeel Gebouwen werkt op dezelfde manier als het onderdeel Personeel. Je kunt vragen toevoegen of verwijderen om zo een goed beeld te krijgen van de gebouwen / infrastructuur van de afdeling.

—–

Facilitaire voorzieningen (nutsvoorzieningen en telefonie)

De meeste processen maken ook gebruik van  nutsvoorzieningen en telefonie. Dit noemen we facilitaire voorzieningen, ook deze kunnen in detail worden vastgelegd in de BCM-tool. Standaard zijn al enkele voorzieningen in de BCM-tool opgenomen omdat deze voor ieder proces van toepassing zijn. Klik op een voorziening om de details die nodig zijn voor dit proces aan te vullen voor de afdeling waarvoor je de vragenlijst invult:

Hier kun je ook de BIV Classificatie aangeven, waardoor Beschikbaarheid, integriteit en Vertrouwelijkheid je meer informatie zullen geven over de risico’s verbonden aan een uitval.

Dit kun je dus zowel voor nutsvoorzieningen als telefoonvoorzieningen invoeren.

—-

IT voorzieningen en applicaties

Voor de meeste processen gebruik je binnen je organisatie software / applicaties die je datavoorziening ondersteunen. Met dit onderdeel breng je deze elementen goed in kaart en geef je aan wat mogelijke uitwijkmogelijkheden zijn. Je kunt via de knoppen Toevoegen en Organisatie Systemen ook applicaties toevoegen aan de lijst. Ook hier kun je weer de BIV Classificatie aangeven, waarbij de Beschikbaarheid, integriteit en Vertrouwelijkheid je meer informatie zullen geven over de risico’s die verbonden zijn aan  uitval van de IT voorzieningen en applicaties.

—

Medische apparatuur

Ook medische apparatuur is vaak van cruciaal belang voor een proces. Deze kun je net als bij IT voorzieningen en Applicaties per proces selecteren of toevoegen. 

rJe kunt ook extra vragen toevoegen aan een vragenlijst. Zo ben je nooit beperkt tot de standaard vragen die binnen het platform beschikbaar zijn. Deze vragen kunnen door de interviewer aangemaakt worden, bijvoorbeeld:

Je kunt de vragen ook na het invoeren nog bewerken en eventueel verwijderen wanneer deze niet meer van belang zijn.

Een BHV-plan (BedrijfsHulpVerlening-plan) beschrijft hoe een organisatie omgaat met noodsituaties die direct gevaar opleveren voor mensen, gebouwen en middelen. Denk aan brand, ontruiming, bedrijfsongevallen of reanimatie. Het is een praktisch document waarin staat:

• Wie de BHV’ers zijn en wat hun taken zijn.
• Hoe ontruimingen verlopen (vluchtroutes, verzamelplaatsen).
• Hoe er gecommuniceerd wordt tijdens incidenten.
• Waar middelen zoals brandblussers, EHBO-kits en AED’s zijn.
• Oefen- en evaluatieprocedures.

Het is wettelijk verplicht in Nederland dat organisaties de bedrijfshulpverlening geregeld hebben. In dit onderdeel van de vragenlijst kun je de aanwezigheid van een BHV-plan vastleggen.

Indien er geen BHV-plan beschikbaar is voor je organisatie, of alle informatie over de BHV elders is vastgelegd kun je dit onderdeel leeg laten.

Informatiebeveiliging richt zich onder andere op het bepalen van de eisen met betrekking tot de Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid (BIV-classificatie) van data en systemen. Binnen BCM gaat het vooral om de beschikbaarheid en integriteit van informatie die nodig is om de bedrijfsprocessen te laten doorgaan tijdens en na een verstoring.

Om een goede indicatie van de  van informatiebeveiling apecten te krijgen zijn een aantal standaard vragen voorzien die je, indien gewenst, kunt aanvullen. 

B

De vragenlijst dient na het invullen goedgekeurd te worden door de procesbeheerder. Op die manier ben je er zeker van dat de ingevulde informatie ook daadwerkelijk is afgestemd.

Indien gewenst kun je ook opmerkingen toevoegen en voor de volledigheid een goedkeuringsdatum invullen.